O e-mail é uma ferramenta de comunicação extremamente útil nos negócios.
Menos intrusivo do que um telefonema, o e-mail é conveniente e rápido. Ele
habilita os empresários a gerir seus negócios de praticamente qualquer lugar.
Você pode se comunicar com clientes, falar com os funcionários e
configurar reuniões importantes do seu escritório ou em qualquer lugar.
Mas quando usado de forma inadequada, o email pode dificultar a
produtividade. Mais de um quarto do dia do trabalhador, em média, é gasto
respondendo e lendo e-mails, de acordo com pesquisas lançadas em 2012 por
especialistas. Essa pesquisa descobriu que o e-mail é a segunda atividade mais
demorada para os trabalhadores, ao lado de "tarefas específicas de cada
função".
Líderes empresariais, CEOs e gerentes geralmente recebem centenas, senão
milhares, de e-mails por dia. Ler e responder a cada mensagem pode tornar-se um
dreno no tempo e na energia.
Uma caixa de entrada de e-mail desordenada - cheia de mensagens antigas,
não abertas ou sem importância - não só irá frustrar você. Isso irá impedi-lo
de maximizar seu tempo e distraí-lo de outras obrigações.
Aqui estão quatro estratégias para gerenciar melhor seu e-mail e manter
as mensagens na sua caixa de entrada ao mínimo.
1. Defina o tempo para ler e
responder ao e-mail.
Não deixe seu programa de e-mail aberto o dia inteiro. Alertas e sinais
sonoros das mensagens recebidas podem interromper o fluxo de trabalho e
deixá-lo sem foco.
Em vez disso, programe blocos específicos de tempo ao longo do dia para
verificar seu e-mail. Você pode até tentar marcar seu calendário e definir sua
disponibilidade para "ocupado".
Se necessário, desligue o celular e feche a porta do escritório para
evitar interrupções dos membros da família (se você trabalha em casa) ou com
outros funcionários.
2. Agir de imediato.
Tomar decisões rápidas e buscar ações imediatas ajudará a manter sua
caixa de entrada de e-mail sob controle. A idéia é não atrasar até amanhã o que
pode ser feito imediatamente.
Quando você verifica suas mensagens, navegue na caixa de entrada para
e-mails que podem ser imediatamente excluídos, como spam ou e-mails
promocionais. Em seguida, selecione as mensagens que não exigem uma resposta e
exclua ou arquive-as. Depois de diminuir o número de mensagens na sua caixa de
entrada, você poderá avaliar melhor quais são os mais críticos.
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