quinta-feira, 5 de outubro de 2017

Como utilizar o e-mail sabiamente no decorrer do seu trabalho

O e-mail é uma ferramenta de comunicação extremamente útil nos negócios. Menos intrusivo do que um telefonema, o e-mail é conveniente e rápido. Ele habilita os empresários a gerir seus negócios de praticamente qualquer lugar.
Você pode se comunicar com clientes, falar com os funcionários e configurar reuniões importantes do seu escritório ou em qualquer lugar.
Mas quando usado de forma inadequada, o email pode dificultar a produtividade. Mais de um quarto do dia do trabalhador, em média, é gasto respondendo e lendo e-mails, de acordo com pesquisas lançadas em 2012 por especialistas. Essa pesquisa descobriu que o e-mail é a segunda atividade mais demorada para os trabalhadores, ao lado de "tarefas específicas de cada função".
Líderes empresariais, CEOs e gerentes geralmente recebem centenas, senão milhares, de e-mails por dia. Ler e responder a cada mensagem pode tornar-se um dreno no tempo e na energia.
Uma caixa de entrada de e-mail desordenada - cheia de mensagens antigas, não abertas ou sem importância - não só irá frustrar você. Isso irá impedi-lo de maximizar seu tempo e distraí-lo de outras obrigações.
Aqui estão quatro estratégias para gerenciar melhor seu e-mail e manter as mensagens na sua caixa de entrada ao mínimo.

1. Defina o tempo para ler e responder ao e-mail.

Não deixe seu programa de e-mail aberto o dia inteiro. Alertas e sinais sonoros das mensagens recebidas podem interromper o fluxo de trabalho e deixá-lo sem foco.
Em vez disso, programe blocos específicos de tempo ao longo do dia para verificar seu e-mail. Você pode até tentar marcar seu calendário e definir sua disponibilidade para "ocupado".
Se necessário, desligue o celular e feche a porta do escritório para evitar interrupções dos membros da família (se você trabalha em casa) ou com outros funcionários.

2. Agir de imediato.

Tomar decisões rápidas e buscar ações imediatas ajudará a manter sua caixa de entrada de e-mail sob controle. A idéia é não atrasar até amanhã o que pode ser feito imediatamente.

Quando você verifica suas mensagens, navegue na caixa de entrada para e-mails que podem ser imediatamente excluídos, como spam ou e-mails promocionais. Em seguida, selecione as mensagens que não exigem uma resposta e exclua ou arquive-as. Depois de diminuir o número de mensagens na sua caixa de entrada, você poderá avaliar melhor quais são os mais críticos.

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